组织秘书的职责

任何组织的绩效都取决于秘书们的努力。秘书的职责包括为公司、不同部门和行政人员履行一般的基本、组织和日常办公职责。他们帮助管理电子前台并处理行政事务。大多数时候，秘书的职责不会被公众注意到。但是，他们在组织和保持组织正常运行方面发挥着至关重要的作用

我们的使命是展示秘书在平稳运行组织和处理其他组织任务方面的重要性。许多人不知道所扮演的一些角色。他们的角色不仅仅是做笔记和接电话。该专业在成为组织决策的所有运营中必不可少的方面已经走了很长一段路。

秘书的职责

秘书的工作因领域而异。但是，他们在医疗、法律和公司秘书等领域履行类似的职责。当前行业对高素质秘书的技能要求很高。通常充满了繁忙的工作日程和紧迫的最后期限。

另请阅读

加纳太平间工人罢工 - 原因和最新消息

秘书职位的例子

• 秘书
• 法定秘书
• 行政秘书
• 秘书（兼职）
• 接待员

什么是秘书职责？

许多人经常将秘书的角色误认为是私人助理。但是，从理论上讲，私人助理的角色与秘书的角色不同。与私人助理不同，秘书需要强大的技能和能力。秘书执行影响组织核心运营的复杂任务。

办公室秘书的职责因行业或雇主而异。然而，由于工作环境的相似性，该专业彼此相关。不同工作场所的秘书履行相同的职责和责任。这会影响组织的运作。以下是秘书在不同工作环境中执行的一些标准和主要职责：

1. 接待

对于一般办公室职位，秘书的职责包括帮助新员工和访客在组织中找到自己的方式。一些典型的角色包括将访客引导到适当的部门和办公室。他们还在第一天向新员工展示了他们的工作站。他们通常通过为办公室的来访者提供世界级和专业的接待来展示公司的整体形象。

另请阅读

领导与管理的区别

2. 备案

秘书的另一个主要职责包括管理客户和员工的档案。它们还存储对未来参考至关重要的记录。在医院环境的示例中，秘书的职责是在与护士或医生预约期间制作患者的档案。他们还会在约会结束时存储它。他们按字母顺序放置文件，并使用最新和最简单的文件系统，以便于存储和快速检索。

3. 信函

在办公室环境中，秘书们经常联络来电和去电以及邮件通信。他们接听来自客户、客户、业务合作伙伴的电话。他们还帮助解决客户发布的查询或将客户转发给适当的部门以获得进一步的指导。在向客户传达信息时，他们还代表管理层打电话。

他们安排约会并进行后续查询。记笔记是秘书尤其是经理的一项基本技能。他们还准备备忘录或信件以及筛选电子邮件。他们还在正式会议期间写下会议记录。

4. 文件管理

文件对组织至关重要，管理它们是秘书的唯一责任。这是通过复制文件进行邮寄或内部分发。这些文件也必须从公司传真给客户、潜在的商业伙伴或客户。当他们被引导到相应的部门时，他们还会收到传入的传真。

他们还通过电子邮件、Excel、Word 和电子表格等不同形式将文档分发给员工和客户。秘书们还在将电子邮件发送到适当的渠道之前对其进行校对和起草。

5、一般办公任务

对于小型办公室，秘书的角色可以多种多样，包括执行日常文书任务和帮助他人工作的另一项相关差事。这包括安排和重新安排最初被取消的约会的工作。它还包括订购办公用品、记笔记和为访客准备茶点。

6. 支持

秘书的一个重要角色是为组织中不同部门的经理或经理提供支持。即使工作站可能不同，其他人也很复杂或忙于为每个管理团队分配一名私人秘书。其他工作场所任命一名秘书为一些高级管理人员服务，只有首席执行官和私人秘书。

7. 执行日常任务

秘书执行的一些类似任务都与信息管理有关。秘书管理纸质和电子文件系统。他们还处理路由邮件并操作大量办公机器，例如打印机、传真机、计算机和视频会议设备。在其他工作站，秘书参与听写和创建报告和信件。

其他人还修改由经理撰写的草稿。秘书必须具备出色的语法和拼写技巧。在客户服务方面，他们还必须快速、准确、熟练地打字。他们必须具备处理不同计算机软件程序的技术知识，包括数据库、电子表格和图形。

另请阅读

加纳货运代理学院课程、地点和联系方式

秘书的职责和责任

秘书应履行以下职责；

委员会会议前

• 分配会议室
• 与主席会面并就会议的总体议程达成一致
• 向委员会成员发出会议安排的地点和时间以及商定的议程的通知。
• 至少在实际会议召开前一周准备所有与会议相关的文件。文件还应包括上次会议的信函和作为上次会议记录的会议记录。

在委员会会议期间

• 记录出席会议的人。另外，注意到那些没有出席但早些时候发了道歉的人。
• 传阅和宣读上次会议的会议记录，同时回答有关会议记录的问题并在需要时更改会议记录。
• 在报告立即采取的行动时，记录会议参与者所说的话。此外，注意到委员会作出的决定。
• 向委员会报告秘书写的任何信件和收到的任何答复，以便立即采取行动。

另请阅读

加纳选举委员会联系人和办公室

委员会会议后

• 从会议期间记录的笔记中及时写出正式会议记录，以便将问题提交下一次委员会会议
• 写下并寄出委员会早先要求处理的任何信件。

保持以下最新记录仍由秘书全权负责；

• 委员会成员的姓名、官方地址和电话号码
• 社区协会成员的姓名和地址
• 相关社区相关成员参加的会议
• 有关官员的重要联系方式。

特定职位的秘书职责是什么？

不同行业的不同秘书有不同的职责。以下是适合职位描述的秘书的具体职责。

秘书的总体职责

• 确保委员会会议对成员进行适当管理
• 确保其他会议（如年度股东大会和活动）也得到适当管理。
• 维护会员记录以适应当前系统
• 监控会议期间采取的社区成员行动点。

另请阅读

加纳国民服役：2020 年津贴和工资

秘书的具体职责

• 与其他人一起计划和准备委员会会议和年度股东大会，并适当地分配他们。这包括计划会议日期、发送会议通知、预订房间、会议记录和其他相关文件。此外，与主席联络制定最终会议议程。
• 确保委员会会议还有一分钟的时间。尤其是在非公开会议上。
• 准确记录会议记录中的决定和行动以及向即将召开的委员会会议的报告以及行动的进展以及会议期间制定的结果和决定。
• 维护准确和准确的当前会员记录。此外，发出更新通知，并与财务主管联系记录会员费。
• 通过在委员会会议上达成一致的书面信函和电子邮件处理信件。此外，总结下一次会议收到的信件和电子邮件，并起草适当的答复。
• 规划任何需要完成的相关报告。这包括社区协会成员的年度报告。

另请阅读

加纳教育服务促销说明

总体职责

• 确保遵守公司内部的要求。
• 确保委员会会议得到管理和适当记录。
• 公司的董事名单也必须更新到当前状态
• 确保适当地出席并记录年度股东大会和临时股东大会
• 更新会员记录
• 确保年度回报以正确的格式与适当的监管机构一致。

不同经济部门的秘书有很多工作机会。秘书的一些最大雇主包括在以下部门中；

• 社会救助
• 卫生保健
• 教育
• 专业工作站
• 宗教组织
• 政府和民间社会
• 科技服务

秘书的技能和核心能力

1. 致力于专业成长

秘书们必须了解这个不断发展的职业，因此必须不断更新他们的技能。雇主依靠他们通过他们的技能不断提高工作场所的办公效率。秘书可以通过延长他们的培训和寻找其他机会来增加他们现有的技能来给雇主留下深刻印象。这将继续提高他们与简历中的技能相关的专业价值。

另请阅读

NSS 2018年值班月报表

2. 优秀的沟通能力

秘书们大部分时间都花在电话、电子邮件、报告、信件和接待处。这意味着使用第一印象来召集整个组织的思想和价值观。持续的业务增长取决于如何对待客户、合作伙伴和客户。秘书应听取客户的意见，遵循指示并报告反馈。需要强调语言和组织沟通技巧，使您与其他申请人区分开来。

3. 团队合作的开放性

秘书应开放与其他部门的团队合作，以确保实现组织的目标。这意味着应该应用创新、协作和努力工作。他们应采取措施确保提高工作场所的效率。

另请阅读 ：确定了 Menzgold 背后的另外三位高级经理

另请阅读

下载 NSS 评估表 2018 的提示

除了上述技能外，秘书还必须具备人际交往能力，多任务处理和注重细节。由于这是一项压力很大的工作，他们还应该从大量的工作投入中掌握压力管理技能。秘书的职责可以从不同的行业延伸和多样化。秘书的价值持续增长，因此创造了更多机会。

如果您对在前台工作的前景感到兴奋，请准备好增强对组织运营的影响力。还要确保了解组织中秘书的职责。为了使自己与其他秘书区分开来，需要提高资格。为了在秘书行业获得更多技能和能力，我们强烈建议您报读不同的行政和秘书课程。

另请阅读：

• Nana Addo 在重要的新闻发布会上任命执行秘书
• 2018年加纳家具企业名单